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O que é back office? Entenda aqui!

O que é back office?

Cuidar dos processos internos é fundamental para que uma empresa tenha sucesso em suas iniciativas. Qualquer problema no setor de operações poderá gerar prejuízos, independentemente de serem problemas graves ou apenas pequenos detalhes. Pensando nisso, é fundamental saber como o back office é fundamental para a gestão. Mas afinal, o que é back office?

Definindo: O que é back office?

O back office, podendo ser traduzido para “retaguarda” de forma literal, é um setor importante na operação de empresas que movimentam mercadorias ou prestam algum tipo de serviço. Mas a maior presença fica por conta do comércio eletrônico, onde o departamento trabalha com maior intensidade. Trata-se do setor de suporte, que oferece as condições necessárias para que o restante da equipe possa dar continuidade aos trabalhos.

Vale destacar que os profissionais envolvidos na “linha de frente”, também chamados de “front office”, recebem o apoio do suporte para que possam continuar realizando vendas ou aplicando o serviço ofertado, por exemplo. A equipe de “back office” é quem vai gerenciar problemas externos, como reclamações e reparos, para que todo o fluxo não precise ser interrompido.

Mas é importante aplicar um bom back office também como forma preventiva. Muitas empresas contam com este setor para acompanhar todo o processo de atendimento, coleta de pedidos e acionamento do estoque, além de acompanhar todo o planejamento da entrega. O trabalho do setor será intervir caso qualquer erro aconteça em qualquer uma das etapas, garantindo que os resultados da empresa não serão afetados.

Quem faz parte do back office

Entre os segmentos profissionais que podem ser considerados parte do back office de uma empresa, podemos citar pessoas ligadas ao setor administrativo, o financeiro, o jurídico, a informática e o RH. Conceitualmente, podem ser apontados todos os colaboradores que não fazem parte do processo principal da empresa. São setores claramente diversificados, mas que possuem a mesma preocupação com a qualidade dos processos.

Para exemplificar, vamos imaginar que uma empresa vende um produto específico. A linha de produção do item, a equipe de vendas e de logística fazem parte do front office, pois estão diretamente ligados aos principais processos que a organização montou para manter um business rentável. Ao mesmo tempo, o jurídico, que analisa todos os contratos da empresa, é apontado como “retaguarda”, pois dá suporte para o trabalho principal.

O que é back office?

Trabalho em conjunto

Mas outro fator fundamental é a não vinculação destas funções aos níveis de importância dentro da empresa. Sem uma boa equipe jurídica, um bom RH e uma excelente contabilidade, dificilmente uma organização conseguirá bons resultados. A equipe back office é tão importante quanto a de front office, pois é inviável manter um processo principal sem o apoio de outros setores.

Em algumas empresas, há equipes internas totalmente voltadas ao back office. Ou seja, não são profissionais dedicados a outras áreas, mas sim pessoas que possuem a exclusiva função de verificar, diariamente, todos os processos administrados pela empresa. Qualquer erro deve ser reportado, inclusive no contato direto com o cliente final.

Tecnologia no back office

Agora que você sabe o que é back office, é importante saber quais as melhores maneiras para qualificar este segmento em sua empresa. Depender apenas das habilidades manuais e da experiência dos funcionários não é o melhor caminho, pois o grande número de demandas pode fazer com que problemas apareçam. Por isso, a tecnologia pode auxiliar todos os processos.

Há dois sistemas costumeiramente aplicados em empresas brasileiras. Um deles é o CRM, que monitora o relacionamento com clientes, avalia faturamentos e acompanha pedidos e recibos. A outra opção é o ERP, software de gestão empresarial que é capaz de integrar todos os departamentos, registrando informações e evitando falhas nos dados registrados por qualquer setor.

Com a distribuição de informações acontecendo de maneira qualificada, é muito difícil que os profissionais deixem algum fato importante escapar. Todos os processos estarão sendo monitorados em tempo real, garantindo um bom funcionamento do início ao fim. Além de assegurar a qualidade, a gestão financeira também é beneficiada. Será mais fácil acompanhar quais compras precisarão ser feitas e quais dívidas precisam ser liquidadas.

Benefícios de um excelente back office

Pequenos detalhes podem fazer toda a diferença na gestão interna. Por isso, o bom funcionamento do back office é capaz de evitar uma série de problemas e manter todos os setores da empresa em harmonia. Mas falando especificamente de vantagens, são três pontos que podem ser facilmente destacados: economia de recursos, otimização de tempo e, principalmente, a satisfação do cliente.

Com cada setor realizando o trabalho de forma correta, os resultados da empresa poderão crescer de forma constante. Um bom exemplo é o de lojas virtuais, onde o processo começa assim que o cliente efetua um pedido pelo site. A estratégia de todos os departamentos é fundamental para que o pedido seja coletado, separado no estoque e enviado até o destino final. Qualquer erro pode gerar uma experiência ruim para o cliente.

Evitando possíveis falhas

Os processos internos, voltados para a administração do escritório, também podem passar por problemas graves. O equívoco no valor de uma cobrança ou a ausência de uma nota fiscal pode gerar consequências na relação com o cliente final. Um dos problemas mais constantes está relacionado ao estoque, em que a organização continua vendendo um item que não está mais disponível.

Avaliando todos estes pontos, saber o que é back office é fundamental para que todos os processos possam estar alinhados dentro de uma organização. É nítido que todas as funções acabam dependendo do funcionamento coletivo, o que pode potencializar resultados de maneira rápida e constante. Sem as ferramentas necessárias para avaliar todos os movimentos da empresa, é provável que os problemas apareçam.

Investimento em back office

Muitas empresas acabam tendo o crescimento pausado por conta desta questão. Com um grande investimento nos processos principais, não é dada a devida importância aos setores que correspondem ao back office.

Neste cenário, a organização é capaz de oferecer um dos melhores produtos do mercado, mas não há nenhuma organização interna para que a logística e a distribuição funcionem. A ausência de um bom padrão de operações acaba afastando clientes.

Mas para resumir, o que é back office? É apresentar uma estrutura de retaguarda sólida, em que vários setores trabalham de forma alinhada para o crescimento de uma empresa. Por isso, investir em bons profissionais na composição da equipe e em tecnologias fará com que a empresa colha os melhores resultados na sequência do trabalho.

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